Règlement du Learning Center

CHARTE DES DROITS ET DEVOIRS APPLICABLE À TOUTE PERSONNE SUIVANT OU AYANT SUIVI UNE FORMATION À HEC PARIS RELATIVE À L’UTILISATION DES RESSOURCES INFORMATIQUES ET DU LEARNING CENTER D’HEC PARIS

Champ d’application

La présente charte s’applique aux utilisateurs des ressources informatiques et du Learning Center d'HEC Paris.

On entend par « Utilisateur » toute personne suivant ou ayant suivi une formation dispensée par HEC Paris, quel que soit l’endroit où elle se trouve au sein de l’établissement (salle de cours, salle de documentation, parties communes, son domicile, etc…) ou à l’extérieur lorsqu’elle utilise des Ressources (son domicile, stage en entreprise, séminaires…).

et par « Ressources Informatiques », les logiciels et équipements informatiques, les moyens de stockage, les moyens d’informations de calcul ou de gestion de locaux, les moyens d’échanges et d’informations, serveurs et réseaux appartenant ou exploités par HEC Paris, auxquels il est notamment possible d’accéder à distance, directement ou en cascade à partir du réseau administré par HEC Paris.

par « Ressources du Learning Center », l’ensemble des logiciels, bases de données et licences d'accès en ligne des ressources documentaires accessibles depuis les locaux de HEC Paris ou à distance.

et par les « Ressources », l’ensemble des Ressources Informatiques et des Ressources du Learning Center.

Conditions d'accès

L’utilisation des Ressources et la connexion d’un équipement informatique au réseau sont soumises à l’autorisation du service informatique d’HEC Paris. Cette utilisation est subordonnée à l’attribution d’un identifiant à chaque Utilisateur.

L’utilisation des Ressources est conditionnée à l’acceptation de la présente charte et est réservée aux Utilisateurs.

Les moyens d’accès aux Ressources (identifiant, mot de passe, carte, etc.) ouvrent des droits définis en fonction notamment du cursus de formation de chaque Utilisateur. Ces droits sont attribués pour la seule durée de la formation dispensée par HEC Paris à l’exception de certains services qui sont proposés après diplomation de l’Utilisateur.

Les moyens d’accès sont strictement personnels, et ne doivent sous aucun prétexte être communiqués à un tiers y compris à un autre Utilisateur. De ce fait, chaque Utilisateur est responsable des actes commis avec ses identifiants. En cas de perte ou de vol, l’Utilisateur s’engage à contacter le support informatique qui prendra toutes les mesures jugées nécessaires.

Messagerie électronique

HEC Paris met à la disposition de l’Utilisateur une messagerie électronique.

L’Utilisateur est responsable du bon usage du service de messagerie électronique mis à sa disposition, il s’engage donc à appliquer les directives de la présente charte pour toute la durée d’utilisation de cette messagerie.

HEC Paris peut aussi opérer des modifications dans le service de messagerie (fermeture de services annexes, modifications de paramétrage, changement de système de messagerie). Dans ce cas, l’Utilisateur s’engage à accepter les modifications faites par HEC Paris et à faciliter les opérations liées.

En cas de fin de formation sans diplomation, pour quelque raison que ce soit, le droit d’accès sera supprimé et la messagerie électronique clôturée sans préavis.

L’usage de la messagerie électronique est prévu pour faciliter les échanges dans le cadre de la formation ou d’une recherche d’emploi. La messagerie électronique ne doit être en aucun cas être utilisée à des fins professionnelles, commerciales ou associatives, à l’exception des associations étudiantes d’HEC Paris.

Une fois diplômé, l’Utilisateur conserve un droit d’accès à la messagerie électronique et à certains services annexes. Ces services sont temporaires et peuvent être interrompus à tout moment. Toutefois, HEC Paris ne pourra être tenu responsable d’un défaut de fonctionnement ou d’une interruption de service. En outre, HEC Paris se réserve le droit de mettre fin à ce service pour les Utilisateurs diplômés, à tout moment. Dans ce cas, HEC Paris s’engage à en informer l’Utilisateur trois (3) mois au moins avant la suppression effective dudit accès. Il sera de la seule responsabilité de l’Utilisateur de procéder à la collecte et récupération des éléments contenus dans la messagerie.

Les obligations de cette charte s’applique pour toute la durée d’utilisation de la messagerie électronique, y compris après la diplomation de l’Utilisateur. L’Utilisateur peut à tout moment se soustraire de ces obligations en demandant la clôture de sa messagerie électronique (voir section ‘désinscription’ ci-après)

Conditions d’utilisation

L’accès aux Ressources est strictement limité aux activités suivantes :

• activités pédagogiques et/ou liées à la recherche ;
• activités associatives étudiantes de HEC Paris.

L'utilisation pour des projets n'entrant pas explicitement dans le champ d'activité de HEC Paris est strictement interdite sauf autorisation préalable écrite de la Direction de HEC Paris.

Il ne s’agit en aucun cas d’un espace personnel ou privé. Il est en particulier interdit d’utiliser les Ressources pour réaliser des travaux à titre rémunéré ou gracieux, destinés à des personnes ou des entités étrangères à HEC Paris.

Lors de l’utilisation des salles informatiques situées sur le campus de HEC Paris, l’Utilisateur doit :

1. être en mesure de justifier de son identité par son badge,

2. ne pas y consommer de la nourriture ou des boissons.

L’utilisation des Ressources doit être rationnelle et loyale afin d’en éviter la saturation ou le détournement.

La connexion d’un matériel informatique personnel sur l’un des réseaux de HEC Paris se fait sous l’entière responsabilité de son propriétaire et il lui appartient de prendre les précautions d’usage (antivirus, sauvegarde/restauration de ses données).

Dès lors que l’Utilisateur demande de l’assistance informatique, y compris sur son matériel personnel, cela lève le droit au secret sur la correspondance et sur les données contenues dans l’ordinateur. L’assistance devra signaler toute activité pouvant avoir un impact ou bien introduisant un risque (légal, réglementaire, technique, juridique, financier, image de marque) non négligeable pour HEC Paris.

La partie de l’environnement informatique favorisant le travail collaboratif, y compris la messagerie, est hébergée dans un cloud. Les règles de confidentialité des données sont celles appliquées par le fournisseur de ce cloud pour tous les services qu’il héberge et sont disponibles sur son site web.

En outre, il gère directement les logs, antivirus et anti spam messagerie. A ce titre, il collecte les données personnelles de l’Utilisateur. En utilisant ce service, l’Utilisateur accepte que les données personnelles qu’il saisit soient hébergées hors union européenne. Pour protéger ses pièces jointes ou documents stockés sur cet espace collaboratif, l’Utilisateur s’engage à les chiffrer par le biais d’outils type 7ZIP en les encodant en AES256. HEC Paris étant connecté à internet au travers de l’opérateur RENATER, tout Utilisateur a l’obligation de respecter les principes et recommandations de RENATER en matière d’usage et de sécurité, dont la charte déontologique se trouve sur www.renater.fr .

Respect des droits de propriété et des licences

L’Utilisateur a l’interdiction de réaliser des copies des logiciels mis à sa disposition, et d'en faire un usage non conforme aux prescriptions de leurs auteurs ou de la société qui les met à la disposition de HEC Paris.

Les postes de travail libre-service sont régulièrement effacés. L’Utilisateur est autorisé à télécharger dans le respect des lois sur la propriété intellectuelle, littéraire et artistique.

La reproduction et/ou diffusion de logiciels commerciaux, de contenus de base de données et d’une façon générale de toute création littéraire, artistique ou musicale, pour quelque usage que ce soit, est strictement interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée pénalement.

Responsabilité des contenus

L’Utilisateur est responsable de ce qu’il écrit ou met en ligne. Il est seul responsable des supports amovibles (CD Rom, clé USB, disque dur portable, etc.) lui appartenant. L’utilisation des chartes graphiques du site Web, des logos et marques de HEC Paris doit faire l’objet d’un accord préalable de la Direction de HEC Paris.

L’Utilisateur s’engage à :

1. ne pas diffuser ou publier tout contenu dont il n’est pas l’auteur ou pour lequel il ne dispose pas d’une autorisation écrite de l’auteur et à ne pas faire suivre à l’extérieur les messages diffusés sur les réseaux de HEC Paris présentant un caractère confidentiel ou contraire aux règles de la présente charte,

2. ne faire, en dehors de sa formation, aucun usage des données à caractère personnel et des contenus pédagogiques auxquels il a accès,

3. utiliser la messagerie électronique comme un outil spécifique de communication entre les personnes et non comme un outil d’information générale,

4. ne pas harceler d’autres utilisateurs par des communications non souhaitées ou afficher/diffuser des informations illégales (à caractère injurieux, pornographique, diffamatoire, raciste,…),

5. ne pas tenter de lire, modifier, copier ou détruire des données dont il n’a pas la responsabilité, sauf autorisation explicite,

6. s’abstenir de porter atteinte, par la nature de ses communications ou de ses actes, à l’image ou aux intérêts de HEC Paris.

Contribution sur les réseaux sociaux et sites WEB

L’Utilisateur se doit de tenir des propos raisonnables à l’égard de HEC Paris et de ses enseignants dans ses contributions sur les réseaux sociaux et sites WEB.

Il lui est interdit de faire état d’informations dont il a connaissance de par son appartenance à HEC Paris ainsi que de divulguer les coordonnées des personnes qui y travaillent.

Respect de la sécurité des Ressources

HEC Paris a mis en place des mesures de sécurité afin de garantir ses Ressources et les données à caractère personnel mises en ligne.

L’Utilisateur s’engage à respecter ces mesures de sécurité, notamment à ne pas chercher par quelque méthode que ce soit, à porter atteinte à l’intégrité des Ressources aussi bien dans le cadre des enseignements que dans celui du libre-service ou de la résidence, et à ne pas intenter d’action susceptible d’entraver leur bonne marche. Il s’engage notamment à ne pas modifier l’environnement de travail des autres Utilisateurs et à ne pas tenter d’accéder à des espaces utilisateurs autres que celui ou ceux qui lui ont été attribués.

L’Utilisateur s’interdit :

1. d’introduire des données ou des programmes susceptibles de perturber la bonne marche des Ressources,

2. de tenter d'intercepter les communications entre Utilisateurs.

Utilisation des Ressources

Chaque Utilisateur s’engage à :

• signaler toute tentative de violation de son compte et, de façon générale, toute anomalie qu’il peut constater,
• choisir un mot de passe sûr et gardé secret qu’il change régulièrement,avoir un antivirus à jour sur son ordinateur et appliquer les correctifs des éditeurs concernant la sécurité du système d’exploitation de l’ordinateur,
• n’occuper que la quantité d’espace disque qui lui est strictement nécessaire et utiliser de façon optimale les moyens de compression de fichier dont il dispose,
• effectuer les traitements qui mobilisent fortement les Ressources (impression de gros documents, calculs importants, utilisation intensive du réseau,…) aux moments qui pénalisent le moins l’ensemble des autres utilisateurs,
• être responsable des droits qu'il donne aux autres utilisateurs sur son poste ou sur les espaces mis à sa disposition par HEC Paris.

ne pas :

• utiliser un compte (nom d'utilisateur) autre que celui pour lequel il bénéficie d'un droit d'accès,
• effectuer des manœuvres qui auraient pour but de méprendre les autres utilisateurs sur son identité,
• tenter de s'approprier ou de déchiffrer le mot de passe d'autres utilisateurs,tenter de limiter ou d'interdire l'accès aux Ressources d'utilisateurs autorisés,
• quitter son poste de travail ni ceux en libre-service sans se déconnecter ou le verrouiller,
• développer des programmes qui s’auto-dupliquent ou s’attachent à d’autres programmes (virus informatiques),
• modifier un équipement informatique commun, tant du point de vue matériel que logiciel.

Si l’Utilisateur constate un dysfonctionnement ou une anomalie de la ressource utilisée, il se doit d’avertir l’enseignant responsable ou le support informatique en indiquant le poste concerné et la nature de l’anomalie.

Est interdit tout déplacement physique de matériels et toute modification des modalités de raccordement des matériels aux réseaux électrique, téléphonique, informatique sans en avoir obtenu l’accord préalable écrit de la Direction Informatique de HEC Paris.

Chaque Utilisateur s'engage à ne pas effectuer d'opérations qui pourraient avoir pour conséquence :

• d'interrompre le fonctionnement normal du réseau ou de l'un des systèmes connectés au réseau,
• d'accéder aux informations d'un autre utilisateur du réseau sans son accord,
• de modifier ou de détruire les informations de l'un des systèmes connectés au réseau.

Rôle des administrateurs et contrôles sur l’utilisation

Les administrateurs systèmes/réseau/SGBD/WEB sont les personnes qui gèrent les machines connectées au réseau de HEC Paris ainsi que les serveurs sur lesquels sont installés les différents services mis à la disposition de l’Utilisateur (services Internet, applications de gestion, services pédagogiques, services pour la recherche et la documentation). A ce titre, et pour des nécessités de maintenance et de gestion technique, l’utilisation des Ressources et des échanges via le réseau peuvent être analysés et contrôlés par les administrateurs dans le respect de la législation applicable.

A ce titre, ils ont :

• le droit d’entreprendre toute démarche nécessaire au bon fonctionnement des Ressources,
• le droit d’accéder, sur les systèmes ou les réseaux qu’ils administrent, aux informations nécessaires à des fins de diagnostic et d’administration desdits systèmes ou réseaux,le droit d’établir des procédures de surveillance de toutes les tâches exécutées sur les Ressources, afin d’y déceler les violations ou tentatives de violation de la présente charte
• le devoir d’informer, dans la mesure du possible, l’Utilisateur de toute intervention nécessaire susceptible de perturber ou d’interrompre l’utilisation habituelle des Ressources,
• la possibilité de consulter, a posteriori, les données publiées dans les espaces publics et privés, tel que par exemple, site web, espace de travail collaboratif ou forum, mis à disposition dans un but pédagogique et de signaler tout comportement non conforme à la présente charte,l’obligation de préserver et de respecter la confidentialité des informations privées qu’ils sont amenés à connaître dans le cadre de leur activité,
• le droit de prendre toutes mesures conservatoires (arrêts des systèmes, suppression des droits d’accès, verrouillage des fichiers, etc.) en vue d’arrêter un engorgement des ressources, figer un état lors de problèmes liés à la sécurité des systèmes,
• En cas d’infraction à la présente charte et d’urgence, le droit de prendre des mesures conservatoires (notamment la suspension de l’accès au réseau ou de tout ou partie des Ressources) sans préjuger des sanctions qui pourraient en résulter.

Toutes les actions réalisées à partir du réseau et des postes de travail sont tracées et permettent d’identifier leur auteur. En particulier, dans le cadre de mesures conservatoires prises en vue d’arrêter un engorgement des ressources, figer un état lors de problèmes liés à la sécurité des systèmes, les administrateurs peuvent conserver diverses informations, notamment relatives à la messagerie électronique (expéditeur, destinataire(s), dates, heures de connexion) ou des accès aux sites WEB. Ce type de traces n’est utilisé que pour un usage technique. Toutefois, dans le cadre d’une procédure judiciaire, ces fichiers peuvent être mis à la disposition de la justice.

La garantie du bon fonctionnement des Ressources est sous la responsabilité de la Direction Informatique de HEC Paris qui peut à ce titre :

Accéder aux messages électroniques émis ou reçus par un utilisateur,

Analyser les documents mis sur le réseau ou un poste de travail.

Sanctions applicables

Le non-respect des principes édictés par la présente charte pourra donner lieu à :

• une limitation ou une suppression de l’accès aux Ressources Informatiques et/ou aux Ressources du Learning Center, ET, le cas échéant,
• des sanctions disciplinaires prévues au règlement intérieur applicable à toute personne suivant une formation à HEC Paris,
• des sanctions pénales par application des dispositions législatives en vigueur.

Modification de charte

La présente charte peut être modifiée, à tout moment et unilatéralement par HEC Paris, notamment aux fins de mise en conformité avec des dispositions légales ou règlementaires nouvelles. HEC Paris en informera l’Utilisateur.

Désinscription

Une fois diplômé, l’Utilisateur peut choisir de se désinscrire et de faire supprimer sa messagerie électronique en envoyant un mail au support informatique à 01assist@hec.fr. Il sera alors recontacté pour justifier de son identité avant la suppression de sa boite aux lettres et adresse mail en @hec.edu. Il ne sera alors plus soumis à la présente charte.

Validité

La présente charte annule et remplace tout autre document ou charte relatif à l’utilisation des Ressources.

Textes de référence

Loi 78-17 dite Loi «informatique et libertés », Loi de Juillet 1978 sur l‘accès aux documents administratifs, Loi de 1985 sur la protection des logiciels, Loi du 5 janvier 1988 relative à la fraude informatique, Charte Renater, Loi n° 88-19 du 5 Janvier 1988 relative à la fraude informatique, LCEN : Loi n° 2004-575 du 21 Juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, HADOPI 1 Loi n° 2009-669 du 12 juin 2009, HADOPI 2, Loi n° 2009-1311 du 28 octobre 2009, DADVSI LOI n° 2006-961 du 1^er  aout 2006

La charte est disponible en version pdf ici.