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Vos données personnelles

1 – PRÉAMBULE

Dans le cadre de la gestion du Learning Center, HEC Paris, dont le siège social est situé 8 avenue de la porte de Champerret, 75017 Paris,  met en œuvre des traitements de données à caractère personnel regroupant les données des élèves/apprenants, des salariés et des usagers externes inscrits au Learning Center.

2 – COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les données vous concernant sont principalement issues des données collectées via :

  • Les formulaires ou questionnaires en ligne ou distribués au format papier
  • La synchronisation de notre système de gestion du Learning Center avec l’annuaire de l’établissement

Les données obligatoires sont signalées dans les formulaires ou questionnaires par des astérisques. En leur absence, la prestation liée à cette collecte pourrait ne pas être fournie.

3 – TYPE DE DONNÉES COLLECTÉES

Nous collectons notamment :

  • Des données d’identification (nom, prénom, matricule étudiant ou collaborateur)
  • Des données nous permettant de vous contacter (adresse postale, téléphone, adresse e-mail)
  • Des données sur votre cursus académique ou votre situation professionnelle
  • Des données sur les prêts et consultations de documents
  • Des données de connexion lorsque vous consultez notre catalogue ou services en ligne

4 – FINALITÉS

HEC Paris collecte ces données afin de :

  • D’assurer la gestion des prêts et la récupération des ouvrages ou supports prêtés ou consultés y compris pour les prêts interbibliothèques
  • Editer des états statistiques dépersonnalisés pour les besoins de gestion et d'amélioration des services rendus
  • Permettre à l’usager de consulter ses prêts en cours ou révolus
  • Recueillir des suggestions d’achat pour faire évoluer notre offre de prêt
  • Assurer la réservation de salles dans les locaux de HEC Paris

HEC Paris adhère au système de calcul d’occupation de lieux public proposé par la société Affluence, qui est le responsable de traitement pour les finalités de réservation de place au Learning Center. HEC peut traiter ces données afin de réaliser des statistiques de fréquentation du Learning Center selon le programme, cursus de l’apprenant ou le cas échéant, s’assurer du nombre de place occupé selon la jauge appliquée à ses différentes salles.

Le cas échéant, transférer vos nom, prénom et adresse e-mail du campus vers des fournisseurs tiers, sur la base de votre consentement, afin de fournir aux apprenant, collaborateur et enseignant ou intervenant un accès aux services online externes selon les contrats passés entre HEC Paris et les prestataires des dites plateformes.

5 – CONSERVATION DES DONNÉES

Les données enregistrées sont conservées pendant la durée de votre formation plus un an ou le cas échéant de votre période d’emploi puis seront supprimées ou anonymisées.

Les données collectées lors d’un prêt entre bibliothèque sont susceptibles d’être transmises aux bibliothèques partenaires et sont hébergées temporairement sur l’application Microsoft Forms. Elles sont effacées de l’application dès la prise en charge de la demande et enregistrées sur un fichier hébergé localement à HEC Paris pour une durée maximale d’1 an à compter de la date du prêt.

Les données transférées aux fournisseurs de plateforme externes sont conservées par ces fournisseurs selon leur obligations légales. Il est recommandé aux utilisateurs s’étant créé un compte de s’adresser au fournisseur afin de faire supprimer son compte une fois sa scolarité ou son emploi avec HEC Paris terminé.

6 – TRANSFERT DES DONNÉES

En interne, seuls les services concernés d'HEC Paris auront accès aux données de l'Utilisateur, dans la limite de leurs attributions respectives
HEC Paris peut utiliser des produits tiers pour fournir des services complémentaires à l'Utilisateur.

HEC Paris demande à ces tiers d'agir sur ses instructions en ce qui concerne les données personnelles de l'Utilisateur et de ne les utiliser que dans le cadre du contrat signé avec ces tiers, à moins que la personne concernée ne consente de façon explicite à ce que ces tiers les utilisent pour leur besoin propre.

Pour les services proposés par le Learning Center, les prestataires des bases de données sont pour la plupart responsable des traitements mis en œuvre car ils déterminent les objectifs de traitement et les moyens qui y sont liés. En créant un compte sur leur plateforme, vous êtes informé et vous acceptez de transférer vos données hors des pays membres de l’Union Européenne. Vous pouvez consulter leur politique de protection des données via leurs services, les demandes de gestion des droits sont à leur adresser directement.

7 – DROIT D’ACCÈS

Vous disposez à tout moment d’un droit d’accès, de modification et de suppression en contactant par e-mail donnees-personnelles@hec.fr ou par courrier à HEC Paris, délégué à la protection des données personnelles, 1 rue de la Libération, 78350 Jouy-en-Josas, en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes- gestion impression » et en joignant la copie de votre justificatif d’identité.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en consultant son site www.cnil.fr